Sygnaliści - Zgłoszenia nieprawidłowości

Procedura zgłoszeń wewnętrznych
obowiązująca w PKS w Starogardzie Gdańskim S.A.

§ 1
Postanowienia ogólne

Na podstawie art. 24 ust. 1 Ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. z 2024 r., poz. 928) w PKS w Starogardzie Gdańskim S.A. ustala się procedurę zgłoszeń wewnętrznych określającą wewnętrzną procedurę dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych.
Ilekroć w niniejszej Procedurze jest mowa o:
1) działaniu następczym – należy przez to rozumieć działanie podjęte przez podmiot prawny lub organ publiczny w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia;
2) działaniu odwetowym – należy przez to rozumieć bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie w kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane zgłoszeniem lub ujawnieniem publicznym i które narusza lub może naruszyć prawa sygnalisty lub wyrządza lub może wyrządzić nieuzasadnioną szkodę sygnaliście, w tym bezpodstawne inicjowanie postępowań przeciwko sygnaliście;
3) informacji o naruszeniu prawa – należy przez to rozumieć informację, w tym uzasadnione podejrzenie dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w podmiocie prawnym (PKS w Starogardzie Gdańskim S.A.), w którym sygnalista uczestniczył w procesie rekrutacji lub innych negocjacji poprzedzających zawarcie umowy, pracuje lub pracował, lub w innym podmiocie prawnym, z którym sygnalista utrzymuje lub utrzymywał kontakt w kontekście związanym z pracą, lub informację dotyczącą próby ukrycia takiego naruszenia prawa;
4) informacji zwrotnej – należy przez to rozumieć przekazaną sygnaliście informację na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań;
5) kontekście związanym z pracą – należy przez to rozumieć przeszłe, obecne lub przyszłe działania związane z wykonywaniem pracy na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w podmiocie prawnym lub na rzecz tego podmiotu, lub pełnienia służby
w podmiocie prawnym, w ramach, których uzyskano informację o naruszeniu prawa
oraz istnieje możliwość doświadczenia działań odwetowych;
6) organie publicznym – należy przez to rozumieć naczelne i centralne organy administracji rządowej, terenowe organy administracji rządowej, organy jednostek samorządu terytorialnego, inne organy państwowe oraz inne podmioty wykonujące z mocy prawa zadania z zakresu administracji publicznej, właściwe do podejmowania działań następczych w dziedzinach wskazanych w art. 3 ust. 1 Ustawy;
7) osobie, której dotyczy zgłoszenie – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, osobę prawną lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną, wskazaną w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym jako osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, lub jako osoba, z którą osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, jest powiązana;
8) osobie pomagającej w dokonaniu zgłoszenia – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która pomaga sygnaliście w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym w kontekście związanym z pracą i której pomoc nie powinna zostać ujawniona;
9) osobie powiązanej z sygnalistą – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która może doświadczyć działań odwetowych, w tym współpracownika lub osobę najbliższą sygnalisty
w rozumieniu art. 115 § 11 ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. – Kodeks karny (Dz. U. z 2024 r. poz. 17);
10) podmiocie prawnym – należy przez to rozumieć PKS w Starogardzie Gdańskim S.A.
11) postępowaniu prawnym – należy przez to rozumieć postępowanie toczące się na podstawie przepisów prawa powszechnie obowiązującego, w szczególności postępowanie karne, cywilne, administracyjne, dyscyplinarne lub o naruszenie dyscypliny finansów publicznych, albo postępowanie toczące się na podstawie regulacji wewnętrznych wydanych w celu wykonania przepisów prawa powszechnie obowiązującego, w szczególności antymobbingowych;
12) ujawnieniu publicznym – należy przez to rozumieć podanie informacji o naruszeniu prawa do wiadomości publicznej;
13) Ustawie – należy przez to rozumieć ustawę z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U. z 2024 r., poz. 928);
14) zgłoszeniu – należy przez to rozumieć zgłoszenie wewnętrzne lub zgłoszenie zewnętrzne, przekazane zgodnie z wymogami określonymi w Ustawie;
15) zgłoszeniu wewnętrznym – należy przez to rozumieć przekazanie PKS w Starogardzie Gdańskim S.A. informacji o naruszeniu prawa;
16) zgłoszeniu zewnętrznym – należy przez to rozumieć ustne lub pisemne przekazanie Rzecznikowi Praw Obywatelskich albo organowi publicznemu informacji o naruszeniu prawa.

§ 2
Przedmiot zgłoszenia

W ramach niniejszej procedury zgłoszeń wewnętrznych rozpatrzeniu podlegają wyłącznie naruszenia prawa określone w ust. 2 poniżej.
Naruszeniem prawa jest działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa dotyczące:
1) korupcji;
2) zamówień publicznych;
3) usług, produktów i rynków finansowych;
4) przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
5) bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
6) bezpieczeństwa transportu;
7) ochrony środowiska;
8) ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
9) bezpieczeństwa żywności i pasz;
10) zdrowia i dobrostanu zwierząt;
11) zdrowia publicznego;
12) ochrony konsumentów;
13) ochrony prywatności i danych osobowych;
14) bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
15) interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
16) rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji
i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;
17) konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w pkt 1-16.

§ 3
Sygnalista

Sygnalistą jest osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację
o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą, w tym:
1) pracownik;
2) pracownik tymczasowy;
3) osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej;
4) przedsiębiorca;
5) prokurent;
6) akcjonariusz lub wspólnik;
7) członek organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej;
8) osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy;
9) stażysta;
10) wolontariusz;
11) praktykant;
12) funkcjonariusz w rozumieniu art. 1 ust. 1 ustawy z dnia 18 lutego 1994 r. o zaopatrzeniu emerytalnym funkcjonariuszy Policji, Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Agencji Wywiadu, Służby Kontrwywiadu Wojskowego, Służby Wywiadu Wojskowego, Centralnego Biura Antykorupcyjnego, Straży Granicznej, Straży Marszałkowskiej, Służby Ochrony Państwa, Państwowej Straży Pożarnej, Służby Celno-Skarbowej i Służby Więziennej oraz ich rodzin (Dz. U. z 2023 r. poz. 1280, 1429 i 1834);
13) żołnierz w rozumieniu art. 2 pkt 39 ustawy z dnia 11 marca 2022 r. o obronie Ojczyzny (Dz. U. z 2024 r. poz. 248 i 834).
Niniejszą Procedurę stosuje się także do osoby fizycznej, o której mowa w ust. 1 powyżej, w przypadku zgłoszenia lub ujawnienia publicznego informacji o naruszeniu prawa uzyskanej w kontekście związanym z pracą przed nawiązaniem stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w podmiocie prawnym lub na rzecz tego podmiotu, lub pełnienia służby w podmiocie prawnym lub już po ich ustaniu.
Sygnalista podlega ochronie określonej w powszechnie obowiązujących przepisach prawa, w szczególności określonej w Ustawie, od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, pod warunkiem, że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa.
Osoba, która dokonuje zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, wiedząc, że do naruszenia prawa nie doszło podlega odpowiedzialności karnej, określonej w powszechnie obowiązujących przepisach w tym zakresie.

§ 4
Zakaz działań odwetowych i środki ochrony

Sygnalista podlega ochronie określonej w Ustawie, w tym w niniejszym paragrafie, w sytuacji, o której mowa w § 3 ust. 3.
Wobec sygnalisty nie mogą być podejmowane działania odwetowe ani próby lub groźby zastosowania takich działań.
Jeżeli praca była, jest lub ma być świadczona na podstawie stosunku pracy, wobec sygnalisty nie mogą być podejmowane działania odwetowe, polegające w szczególności na:
1) odmowie nawiązania stosunku pracy;
2) wypowiedzeniu lub rozwiązaniu bez wypowiedzenia stosunku pracy;
3) niezawarciu umowy o pracę na czas określony lub umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny, niezawarciu kolejnej umowy o pracę na czas określony lub niezawarciu umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na czas określony – w przypadku, gdy sygnalista miał uzasadnione oczekiwanie, że zostanie z nim zawarta taka umowa;
4) obniżeniu wysokości wynagrodzenia za pracę;
5) wstrzymaniu awansu albo pominięciu przy awansowaniu;
6) pominięciu przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych z pracą lub obniżeniu wysokości tych świadczeń;
7) przeniesieniu na niższe stanowisko pracy;
8) zawieszeniu w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych;
9) przekazaniu innemu pracownikowi dotychczasowych obowiązków sygnalisty;
10) niekorzystnej zmianie miejsca wykonywania pracy lub rozkładu czasu pracy;
11) negatywnej ocenie wyników pracy lub negatywnej opinii o pracy;
12) nałożeniu lub zastosowaniu środka dyscyplinarnego, w tym kary finansowej, lub środka o podobnym charakterze;
13) przymusie, zastraszaniu lub wykluczeniu;
14) mobbingu;
15) dyskryminacji;
16) niekorzystnym lub niesprawiedliwym traktowaniu;
17) wstrzymaniu udziału lub pominięciu przy typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe;
18) nieuzasadnionym skierowaniu na badania lekarskie, w tym badania psychiatryczne, chyba że przepisy odrębne przewidują możliwość skierowania pracownika na takie badania;
19) działaniu zmierzającym do utrudnienia znalezienia w przyszłości pracy w danym sektorze lub w danej branży na podstawie nieformalnego lub formalnego porozumienia sektorowego lub branżowego;
20) spowodowaniu straty finansowej, w tym gospodarczej lub utraty dochodu;
21) wyrządzeniu innej szkody niematerialnej, w tym naruszeniu dóbr osobistych, w szczególności dobrego imienia sygnalisty.
Na pracodawcy spoczywa ciężar dowodu, że podjęte działanie, o którym mowa w ust. 2 i 3, nie jest działaniem odwetowym.
Jeżeli praca lub usługi były, są lub mają być świadczone na podstawie innego niż stosunek pracy stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji, lub pełnienia służby, postanowienia ust. 2 i 3 stosuje się odpowiednio, o ile charakter świadczonej pracy lub usług lub pełnionej funkcji, lub pełnionej służby nie wyklucza zastosowania wobec sygnalisty takiego działania.
Sygnalista, wobec którego dopuszczono się działań odwetowych, ma prawo do odszkodowania w wysokości nie niższej niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej w poprzednim roku, ogłaszane do celów emerytalnych w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej „Monitor Polski” przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego, lub prawo do zadośćuczynienia.
Osoba, która poniosła szkodę z powodu świadomego zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nieprawdziwych informacji przez sygnalistę, ma prawo do odszkodowania lub zadośćuczynienia za naruszenie dóbr osobistych od sygnalisty, który dokonał takiego zgłoszenia lub ujawnienia publicznego.
Dokonanie zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nie może stanowić podstawy odpowiedzialności, w tym odpowiedzialności dyscyplinarnej lub odpowiedzialności za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa, w szczególności w przedmiocie zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, ochrony danych osobowych oraz obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa, z uwzględnieniem art. 5 Ustawy, pod warunkiem że sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że zgłoszenie lub ujawnienie publiczne jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa zgodnie z ustawą. W przypadku wszczęcia postępowania prawnego dotyczącego odpowiedzialności, o której mowa powyżej sygnalista może wystąpić o umorzenie takiego postępowania.
Uzyskanie informacji będących przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego lub dostęp do takich informacji nie mogą stanowić podstawy odpowiedzialności, pod warunkiem, że takie uzyskanie lub taki dostęp nie stanowią czynu zabronionego.
Nie można zrzec się praw określonych w niniejszym paragrafie oraz innych określonych w Rozdziale 2 Ustawy ani przyjąć na siebie odpowiedzialności za szkodę powstałą z powodu dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego. Nie dotyczy to przyjęcia odpowiedzialności za szkodę powstałą z powodu świadomego zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nieprawdziwych informacji.
Postanowienia niniejszego paragrafu stosuje się odpowiednio do osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia oraz osoby powiązanej z sygnalistą, a także odpowiednio do osoby prawnej lub innej jednostki organizacyjnej pomagającej sygnaliście lub z nim powiązanej, w szczególności stanowiącej własność sygnalisty lub go zatrudniającej.
Postanowienia niniejszego paragrafu stosuje się także odpowiednio w przypadku, gdy informację o naruszeniu prawa zgłoszono do odpowiednich instytucji, organu lub jednostki organizacyjnej Unii Europejskiej w trybie właściwym do dokonywania takich zgłoszeń.

§ 5
Osoba upoważniona do przyjmowania zgłoszeń oraz podejmowania działań następczych

Osobą upoważnioną do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych oraz podejmowania działań następczych jest pracownik zatrudniony na stanowisku referenta ds. płacowych, z zastrzeżeniem postanowień § 7 dotyczącego podejmowania działań następczych.
W przypadku nieobecności osoby, o której mowa w ust. 1 powyżej lub w innych szczególnych przypadkach, do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych oraz podejmowania działań następczych są upoważnione przez PKS w Starogardzie Gdańskim S.A. inne osoby ze struktury organizacyjnej PKS w Starogardzie Gdańskim S.A.
Osoby upoważnione do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych lub podejmowania działań następczych obowiązane są wykonywać czynności wynikające z niniejszej procedury
z zachowaniem należytej staranności.
Osoby upoważnione do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych lub podejmowania działań następczych są zobowiązane do ochrony danych osobowych sygnalisty oraz innych osób, których dane osobowe są przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszeń i podjętymi działaniami następczymi, w szczególności osoby, której dotyczy zgłoszenie oraz osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu oraz zachowania poufności na temat wszelkich działań związanych z przyjętymi zgłoszeniami wewnętrznymi, w tym informacji objętych zgłoszeniem, także po ustaniu stosunku pracy lub innego stosunku prawnego, w ramach których wykonywały tę pracę.
Osoby upoważnione do podejmowania działań następczych dokonują w szczególności wstępnej weryfikacji zgłoszenia, prowadzą dalszą komunikację z sygnalistą, w tym występują o dodatkowe informacje i przekazują sygnaliście informację zwrotną.
Każda osoba upoważniona do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych lub podejmowania działań następczych w zakresie wykonywania obowiązków wynikających z niniejszej Procedury działa zachowując swoją bezstronność. Żadna osoba nie ma prawa wpływać
na wykonywanie obowiązków przez osobę upoważnioną do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych lub podejmowania działań następczych.

§ 6
Sposoby przekazywania zgłoszeń

Sygnalista może przekazać zgłoszenie ustnie lub pisemnie.
Zgłoszenie pisemne może być dokonane w postaci:
1) papierowej – za pomocą poczty, przesyłając zgłoszenie na adres PKS w Starogardzie Gdańskim S.A. ul. Pelplińska 21, 83-200 Starogard Gdański, z dopiskiem „Sygnalista” lub „Zgłoszenie”;
2) elektronicznej – poprzez wysłane zgłoszenia na utworzony w tym celu adres e-mail: sygnalista@pks-starogard.pl
Zgłoszenie ustne może być dokonane:
1) telefonicznie pod numerem telefonu 58 5624031 wew.127
2) bezpośrednio w trakcie spotkania zorganizowanego na wniosek sygnalisty.
Zgłoszenie ustne dokonane za pośrednictwem nagrywanej linii telefonicznej jest dokumentowane za zgodą sygnalisty w formie:
1) nagrania rozmowy, umożliwiającego jej wyszukanie lub
2) kompletnej i dokładnej transkrypcji rozmowy przygotowanej przez osobę upoważnioną do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych.
Zgłoszenie ustne dokonane za pośrednictwem nienagrywanej linii telefonicznej jest dokumentowane w formie protokołu rozmowy, odtwarzającego dokładny jej przebieg, sporządzonego przez osobę upoważnioną do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych.
W przypadku, o którym mowa w ust. 4 pkt. 2 oraz ust. 5, sygnalista może dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia transkrypcji rozmowy lub protokołu rozmowy przez ich podpisanie.
Spotkanie, o którym mowa w ust. 3 pkt. 2 jest organizowane na wniosek sygnalisty w terminie 14 dni od dnia otrzymania takiego wniosku. W takim przypadku za zgodą sygnalisty zgłoszenie jest dokumentowane w formie:
1) nagrania rozmowy, umożliwiającego jej wyszukanie lub;
2) protokołu spotkania, odtwarzającego jego dokładny przebieg, przygotowanego przez osobę upoważnioną do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych.
W przypadku, o którym mowa w ust. 7 pkt, 2, sygnalista może dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia protokołu spotkania przez jego podpisanie.
Niniejsza procedura przyjmowania zgłoszeń nie obejmuje możliwości wykonywania zgłoszeń anonimowych. W przypadku wpłynięcia zgłoszenia anonimowego pozostawia się je bez rozpoznania.
Zgłoszenie powinno zawierać precyzyjne i wyczerpujące wyjaśnienie na czym polega, w ocenie sygnalisty, naruszenie prawa lub przytoczenie okoliczności stwarzających możliwość wystąpienia naruszenia prawa, a w szczególności:
1) datę oraz miejsce zaistnienia nieprawidłowości lub datę oraz miejsce pozyskania informacji o nieprawidłowości,
2) wskazanie osoby, której dotyczy zgłoszenie naruszenia prawa,
3) wskazanie ewentualnych świadków naruszenia prawa,
4) wskazanie wszystkich dowodów i informacji, jakimi dysponuje sygnalista, które mogą okazać się pomocne podczas rozpatrywania zgłoszenia,
5) imię i nazwisko sygnalisty, nazwę jednostki organizacyjnej, w której jest zatrudniony oraz adres do kontaktu (tj. adres korespondencyjny lub adres poczty elektronicznej).
Osoba upoważniona do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych jest zobowiązana
do potwierdzenia sygnaliście przyjęcia zgłoszenia w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie.

§ 7
Działania następcze

Osoba upoważniona do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych oraz podejmowania działań następczych, po otrzymaniu zawiadomienia niezwłocznie dokonuje wstępnej weryfikacji zgłoszenia oraz podejmuje odpowiednie działania następcze, w tym prowadzi dalszą komunikację z sygnalistą, występuje o dodatkowe informacje oraz przeprowadza postępowanie wyjaśniające, jeśli zgłoszenie pozwala na jego wszczęcie i prowadzenie.
W przypadku, gdy osoba upoważniona do podejmowania działań następczych, nie jest w stanie samodzielnie dokonać odpowiednich działań następczych uzgadnia z osobami reprezentującymi PKS w Starogardzie Gdańskim S.A. niezbędny zakres i sposób podjęcia tych działań.
Osoby reprezentujące PKS w Starogardzie Gdańskim S.A. po konsultacji z osobą upoważnioną do przyjmowania zgłoszeń oraz podejmowania działań następczych mogą podjąć decyzję o powołaniu Zespołu do wyjaśnienia zgłoszenia wewnętrznego, w skład którego będzie wchodzić od 3 do 5 osób ze struktury wewnętrznej PKS w Starogardzie Gdańskim S.A.
Osoba upoważniona do podejmowania działań następczych lub Zespół powołany do wyjaśnienia zgłoszenia wewnętrznego mogą podjąć decyzję o odstąpieniu od przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego w sytuacji, gdy zgłoszenie jest w oczywisty sposób nieprawdziwe lub niemożliwe jest uzyskanie informacji niezbędnych do prowadzenia postępowania wyjaśniającego.
Osoba upoważniona do podejmowania działań następczych lub Zespół powołany do wyjaśnienia zgłoszenia wewnętrznego obowiązani są zachować bezstronność oraz podejmować wszelkie działania związane z przyjmowaniem zgłoszeń oraz podejmowaniem działań następczych w sposób całkowicie niezależny, przy zachowaniu należytej staranności.
Osoba upoważniona do podejmowania działań następczych lub Zespół powołany do wyjaśnienia zgłoszenia wewnętrznego ma prawo dostępu do wszelkich danych niezbędnych do wyjaśnienia zgłoszenia wewnętrznego, na podstawie nadanego upoważnienia w tym zakresie.
Wszyscy pracownicy oraz inne osoby współpracujące z PKS w Starogardzie Gdańskim S.A. są obowiązane do współpracy z Zespołem lub osobą upoważnioną do podejmowania działań następczych w celu wyjaśnienia zgłoszenia wewnętrznego.
Osoba upoważniona do podejmowania działań następczych lub Zespół powołany do wyjaśnienia zgłoszenia wewnętrznego są zobowiązani przekazać sygnaliście informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od daty potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia lub, w przypadku nieprzekazania potwierdzenia z uwagi na niepodanie adresu do kontaktu w terminie 3 miesięcy od upływu 7 dni od dokonania zgłoszenia, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać informację zwrotną. Informacja zwrotna obejmuje w szczególności informacje na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań.
Osoba upoważniona do podejmowania działań następczych lub Zespół powołany do wyjaśnienia zgłoszenia wewnętrznego są zobowiązani podjąć właściwe działania następcze oraz sporządzić protokół z przeprowadzonych czynności i podjętych działań. Wzór protokołu stanowi załącznik nr 1 do niniejszej procedury. Osobne protokoły lub notatki mogą być sporządzane także z poszczególnych czynności podejmowanych przez osobę upoważnioną do podejmowania działań następczych lub Zespół powołany do wyjaśnienia zgłoszenia zewnętrznego, w szczególności z czynności podejmowanych w toku postępowania wyjaśniającego.
W przypadku konieczności przesłuchania świadków należy zobowiązać przesłuchiwane osoby do zachowania tajemnicy odnośnie przebiegu spotkania i omawianych tematów.

§ 8
Zgłoszenie zewnętrzne

Zgłaszający może dokonać zgłoszenia zewnętrznego bez uprzedniego dokonania zgłoszenia wewnętrznego. Dokonanie w pierwszej kolejności zgłoszenia wewnętrznego nie jest więc warunkiem dokonania zgłoszenia zewnętrznego.
Zgłoszenie zewnętrzne jest przyjmowane przez Rzecznika Praw Obywatelskich albo organ publiczny.
Tryb dokonywania zgłoszeń zewnętrznych określają przepisy Rozdziału 4 Ustawy.
Organy publiczne oraz Rzecznik Praw Obywatelskich umieszczają na swoich stronach w Biuletynie Informacji Publicznej w oddzielnych sekcjach m.in. informacje o danych kontaktowych umożliwiających dokonanie zgłoszenia zewnętrznego. Aktualną informację na temat sposobu i trybu dokonywania zgłoszeń zewnętrznych można znaleźć na ww. stronach.
Rzecznik Praw Obywatelskich oraz organ publiczny gwarantują, że procedura przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych oraz związane z przyjmowaniem zgłoszeń przetwarzanie danych osobowych uniemożliwiają uzyskanie dostępu do informacji objętych zgłoszeniem nieupoważnionym osobom oraz zapewniają ochronę poufności tożsamości sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie.
Zgłoszenie zewnętrzne może być dokonane również do odpowiednich instytucji, organów lub jednostki organizacyjnych Unii (w trybie właściwym do dokonywania takich zgłoszeń), takich jak Europejski Urząd ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (OLAF), Europejski Urząd Nadzoru Giełd i Papierów Wartościowych (ESMA), które dysponują zewnętrznymi kanałami i procedurami dokonywania zgłoszeń służącymi do przyjmowania zgłoszeń, zapewniającymi głównie poufność tożsamości osób dokonujących zgłoszenia.

§ 9
Rejestr zgłoszeń wewnętrznych

Osoba upoważniona do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych oraz podejmowania działań następczych prowadzi rejestr zgłoszeń wewnętrznych, zgodny ze wzorem określonym w załączniku nr 2 do niniejszej procedury.
Wpisu do rejestru zgłoszeń wewnętrznych dokonuje się na podstawie zgłoszenia wewnętrznego.
Rejestr zgłoszeń wewnętrznych obejmuje:
1) numer zgłoszenia;
2) przedmiot naruszenia prawa;
3) dane osobowe sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób;
4) adres do kontaktu sygnalisty;
5) datę dokonania zgłoszenia;
6) informację o podjętych działaniach następczych;
7) datę zakończenia sprawy.
Dane osobowe oraz pozostałe informacje w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.

§ 10
Ochrona danych osobowych

Przetwarzanie danych osobowych dokonuje się zgodnie z przepisami Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO).
Każda osoba upoważniona do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych lub podejmowania działań następczych jest zobowiązana do ochrony danych osobowych sygnalisty oraz innych osób, których dane osobowe są przetwarzane w związku z podjętymi działaniami następczymi oraz zachowania poufności na temat wszelkich działań związanych z przyjętymi zgłoszeniami wewnętrznymi.
Podmiot prawny po otrzymaniu zgłoszenia przetwarza dane osobowe w zakresie niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia lub podjęcia ewentualnego działania następczego. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.
Osoba upoważniona do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych lub podejmowania działań następczych jest zobowiązana przekazać sygnaliście, osobie, której dotyczy zgłoszenie, oraz osobie pomagającej w dokonaniu zgłoszenia lub osobie powiązanej z sygnalistą, a także pozostałym osobom biorącym udział w postępowaniu wyjaśniającym, w szczególności świadkom, klauzulę informacyjną RODO, zgodnie z powszechnie obowiązującymi przepisami w tym zakresie.
Dane osobowe sygnalisty, pozwalające na ustalenie jego tożsamości, nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom, chyba że za wyraźną zgodą sygnalisty. Powyższej zasady nie stosuje się w przypadku, gdy ujawnienie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa w związku z postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi przez organy publiczne lub postępowaniami przygotowawczymi lub sądowymi prowadzonymi przez sądy, w tym w celu zagwarantowania prawa do obrony przysługującego osobie, której dotyczy zgłoszenie. Przed dokonaniem ujawnienia, o którym mowa w zdaniu poprzedzającym, właściwy organ publiczny lub właściwy sąd powiadamia o tym sygnalistę, przesyłając w postaci papierowej lub elektronicznej wyjaśnienie powodów ujawnienia jego danych osobowych, chyba że takie powiadomienie zagrozi postępowaniu wyjaśniającemu lub postępowaniu przygotowawczemu, lub sądowemu.
Osoba, która ujawnia tożsamość sygnalisty, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia lub osoby powiązanej z sygnalistą podlega odpowiedzialności karnej określonej w powszechnie obowiązujących przepisach prawa.

§ 11
Postanowienia końcowe

W sprawach nieuregulowanych niniejszą Procedurą stosuje się odpowiednio przepisy powszechnie obowiązujące w zakresie ochrony sygnalistów, w szczególności przepisy Ustawy.
Zmiany niniejszej Procedury dokonuje się w tym trybie przewidzianym do jej ustalenia.
Procedura wchodzi w życie w terminie 7 dni od podania do wiadomości osób wykonujących pracę w sposób przyjęty w PKS w Starogardzie Gdańskim S.A.
Niniejsza procedura została ustalona po konsultacjach przeprowadzonych z zakładową organizacją związkową.
Osobie ubiegającej się o pracę na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji,
lub pełnienia służby w PKS w Starogardzie Gdańskim S.A. lub na jej rzecz przekazuje się informację o procedurze zgłoszeń wewnętrznych wraz z rozpoczęciem rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy.
Pracownicy oraz inne osoby wykonujące pracę na rzecz PKS w Starogardzie Gdańskim S.A. potwierdzają w formie pisemnej zapoznanie się z niniejszą Procedurą. Wzór oświadczenia stanowi załącznik nr 3 niniejszej Procedury.

Załączniki:
1) protokół rozpatrzenia zgłoszenia sygnalisty o naruszeniu prawa,
2) rejestr zgłoszeń wewnętrznych w PKS w Starogardzie Gdańskim S.A.
3) oświadczenie o zapoznaniu się z Procedurą zgłoszeń wewnętrznych,

Sygnaliści – Zgłoszenia nieprawidłowości